Privacybeleid

Ross Advocaten N.V. hanteert een aantal uitgangspunten en gedragsregels ter bescherming van persoonsgegevens om te voldoen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming van de Europese Unie (AVG). Deze uitgangspunten en regels worden hierna vastgelegd en toegelicht.

‍

Ross Advocaten N.V. en de met haar verbonden advocaten, curatoren en bewindvoerders verzamelen gegevens van persoonlijke aard die nodig zijn om de taken te vervullen die voortvloeien uit de Advocatenwet, de Faillissementswet en de Wet schuldsanering natuurlijke personen en andere wetten waarin hen bevoegdheden worden toegekend.

In zaken waarin advocaten van Ross Advocaten N.V. optreden voor hun cliënten, zowel in hun adviserende rol als in de rol van procesvertegenwoordiger, gebeurt dat op grond van een opdracht van de cliënt. Die opdracht geeft de bevoegdheid aan Ross Advocaten N.V. om alle persoonsgegevens te verzamelen en te verwerken als nodig is voor de vervulling van die opdracht in samenhang met uit wettelijke taken voortvloeiende werkzaamheden.

Uit de aard van een zaak kan voortvloeien, dat ook persoonsgegevens van zeer intieme aard worden verzameld en bewerkt. Bijvoorbeeld: in familierechtzaken ook gegevens met betrekking tot minderjarige kinderen, in gezondheidsrechtzaken ook informatie over psychische en lichamelijke gezondheid en/of genetische kenmerken.

De wettelijke bevoegdheden die zijn verbonden met de functies die worden vervuld door Ross Advocaten N.V. en haar advocaten brengen mee, dat ook persoonsgegevens van derden worden verzameld, in het bijzonder tegenpartijen. De bevoegdheid om van hen persoonsgegevens te verzamelen en te verwerken vloeit voort uit de wettelijke grondslag van die functies.

Op grond van de Advocatenwet en andere wetten die van toepassing zijn op de vervulling van de hierboven genoemde functies geldt een verregaande geheimhoudingsplicht. Die is niet onbeperkt. In een procedure bij een gerecht zal gebruik gemaakt worden van persoonsgegevens van zowel een opdrachtgever als bijvoorbeeld een wederpartij, waarbij die persoonsgegevens via een mondelinge behandeling van een zaak of een gepubliceerde uitspraak publiek kunnen worden. De verplichting van bijvoorbeeld een faillissementscurator of een bewindvoerder in een surséance van betaling om periodiek een verslag uit te brengen aan de rechtbank dat vervolgens wordt gepubliceerd, brengt ook een beperking van de geheimhoudingsplicht mee.

De geheimhoudingsplicht voor advocaten van Ross Advocaten N.V. strekt zich ook uit tot iedereen die werkzaam is voor en in Ross Advocaten N.V. Dat betreft dus zowel werknemers (bijv. secretaresses) als derden die diensten verlenen aan Ross Advocaten N.V., zoals schoonmakers, IT-specialisten e.d. Zij kunnen toegang hebben tot informatie die persoonsgegevens bevat en worden verplicht om ter zake geheimhouding te betrachten.

‍

Persoonsgegevens worden zowel in een geautomatiseerd systeem als in een fysiek systeem verzameld en verwerkt. Het geautomatiseerde systeem betreft een aantal modules van Basenet Internet Projects B.V. die ook de servercapaciteit ter beschikking stelt voor de opslag en bewerking van informatie, waaronder persoonsgegevens. Met Basenet is een verwerkersovereenkomst gesloten in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming van de Europese Unie en deze dienstverlener voldoet aan de eisen die uit de Verordening voortvloeien.

Buiten het systeem van Basenet worden geregeld fysieke (papieren) dossiers aangelegd en wordt ook per dossier informatie opgeslagen op zogenaamde USB-sticks die tot die dossiers behoren. De dossiers en de daarbij behorende USB-sticks worden afzonderlijk bewaard en deels in dossierkasten die zich bevinden op de kamer van een advocaat, deels in een gemeenschappelijke ruimte van Ross Advocaten N.V. waarin dossierkasten zijn opgesteld. Daarnaast wordt gebruik gemaakt van een dossieropslagsysteem van de verhuurder in het pand aan Mercurion 20 I. Het gebouw waarin Ross Advocaten N.V. kantoor houdt is bovendien beveiligd en het beveiligingssysteem is aangesloten op een meldkamer.

Dossiers van zaken die niet langer actief zijn, worden bewaard in beveiligde ruimtes in het bedrijfspand van Archive-IT aan de Charles Ruysstraat 12 te 5953 NM Reuver. De inpandig bewaarde actieve en inactieve dossiers zijn beveiligd doordat de ruimtes waarin zich die dossiers bevinden dagelijks op het eind van de dag worden afgesloten of alleen toegankelijk zijn voor bestuurders.

Dossiers die gearchiveerd worden, worden inpandig bewaard in een gesecureerde ruimte.

Incidenteel kan gebeuren dat een advocaat een fysiek dossier mee naar huis neemt voor verrichting van werkzaamheden. De desbetreffende advocaat ziet erop toe dat derden geen kennis kunnen nemen van de inhoud van dergelijke dossiers. Dit geldt ook wanneer dossiers worden meegenomen ten behoeve van bijvoorbeeld een bespreking of een gerechtelijke procedure. Hetzelfde geldt met betrekking tot elektronische gegevensdragers.

Ross Advocaten N.V. bewaart dossiers gedurende tien jaar na afronding van een zaak (in de praktijk dus een opdracht). Voor dossiers betreffende faillissementen, surséances van betaling en bewindvoeringen onder de Wet schuldsanering natuurlijke personen gelden de uit de betreffende wet voortvloeiende bewaartermijnen.

De bewaring van de gegevens dient zowel de opdrachtgever c.q. de voormalige sursiet* (indien deze informatie benodigt en er zelf niet meer over beschikt), als ook Ross Advocaten N.V. Met name heeft Ross Advocaten N.V. en hebben de met haar verbonden advocaten belang bij een langdurige bewaring van de informatie met het oog op eventuele aansprakelijkheidstellingen of tuchtklachten. Dit is een in de AVG erkende grond voor langdurige bewaring.

De AVG verplicht Ross Advocaten N.V. niet tot het bijhouden van een verwerkingsregister in de zin van artikel 30. Ross Advocaten N.V. telt minder dan 250 medewerkers en de inperkingen op deze uitzondering in lid 5 zijn niet van toepassing. Niettemin vindt feitelijk  wel registratie van verzameling en verwerking van persoonsgegevens plaats en wel door de invoering van persoonsgegevens in het  relatiebeheer van Basenet en door het invoeren van persoonsgegevens in documenten betreffende een opdracht, een faillissement, een surséance van betaling of een bewindvoering. Iedere verwerking wordt door het geautomatiseerde systeem vastgelegd en het systeem biedt ook de mogelijkheid door verschillende zoekfuncties om eenvoudig na te gaan welke persoonsgegevens met betrekking tot een bepaalde persoon wanneer en waar zijn verzameld en verwerkt.

Voor het fysieke dossier geldt dat dit aan de hand van dossiernaam en dossierkenmerk is te achterhalen, waarbij in veel gevallen de inhoud van het fysieke dossier niet meer zal bevatten dan het geautomatiseerde systeem, behoudens nog niet in het geautomatiseerde systeem via een scan opgenomen documenten, zoals bijvoorbeeld originele akten van een notaris, fotomateriaal e.d. De ontvangst ervan, de opname in een dossier en eventuele verwerking worden doorgaans niet afzonderlijk geregistreerd, maar vermeld of bevestigd in correspondentie die is terug te vinden in Basenet.

Uitgezonderd de situatie dat gecorrespondeerd wordt met partijen buiten de Europese Unie of geprocedeerd wordt voor een gerecht buiten de Europese Unie vindt geen doorgifte van persoonsgegevens plaats. In het geval van correspondentie met een derde buiten de Europese Unie zal het gaan om een derde waarmee een opdrachtgever in enigerlei vorm een relatie onderhoudt en zal dus ook de doorgifte van persoonsgegevens gegrond zijn op de opdracht van de cliënt van Ross Advocaten N.V. Voor zover het gaat om contacten van Ross Advocaten N.V. met derden in faillissementen, surséances van betaling of bewindvoeringen vloeit die bevoegdheid tot doorgeven van persoonsgegevens voort uit de wettelijke taak en daarvoor in de wet aan te treffen grond.

Uit het voorgaande vloeit voort, dat noch opdrachtgevers, noch sursieten, noch derden (in het bijzonder wederpartijen) de bevoegdheid hebben om te verlangen dat persoonsgegevens hen betreffend worden gewist of vernietigd, ook niet nadat een opdracht is geëindigd, een faillissement of surséance van betaling of een bewindvoering is afgerond. Derden zijn niet bevoegd om op te vragen of te controleren welke informatie hen betreffend door Ross Advocaten N.V. is verzameld en verwerkt. Dit is in overeenstemming met de AVG.

De opdrachtgevers en sursieten zijn op zichzelf bevoegd om onjuiste of onvolledige informatie te corrigeren, respectievelijk aan te vullen, waarbij het aan de betrokken advocaat van Ross Advocaten N.V. is om een correctie of aanvulling als zodanig op te nemen in het systeem, dan wel een eerdere als onjuist aangemerkt of onvolledige registratie geheel te vervangen door een juiste of aangevulde aanduiding.

Opdrachtgevers zijn bevoegd om te weten welke persoonsgegevens zijn opgeslagen. In de praktijk krijgt dat standaard en onmiddellijk vorm, omdat van alle binnengekomen en alle uitgezonden informatie kopie wordt verstrekt aan de opdrachtgever.

Ross Advocaten N.V. legt binnen Basenet een afzonderlijk bestand aan van relaties uitsluitend bestemd om hen te informeren over ontwikkelingen op juridisch terrein via nieuwsbrieven of hen uit te nodigen voor informerende bijeenkomsten over juridische onderwerpen die voor hen van belang kunnen zijn. Deze relaties kunnen opdrachtgevers, voormalige opdrachtgevers of derden zijn, zoals accountants en andere voor de advocatuur relevante dienstverleners.

Opdrachtgevers worden geacht toestemming te verlenen voor opname in dit relatiebestand, ook voor de tijd ná einde van de opdracht. De toestemming kan steeds worden ingetrokken, onafhankelijk van afmelding als bedoeld in randnummer 24 hierna.

Van deze relaties worden enkele geregistreerd: naam rechtspersoon waar van toepassing, naam natuurlijk persoon, zaaksadres, woonadres wanneer geen afzonderlijk zaaksadres beschikbaar is, zakelijk e-mailadres, privé-emailadres wanneer dat ook zakelijk wordt gebruikt, telefoonnummers (zakelijk en mobiel).

Iedere nieuwsbrief of uitnodiging vermeldt dat de geadresseerde in dit relatiebestand is opgenomen en biedt uitdrukkelijk de mogelijkheid zich af te melden, bij voorkeur via een eenvoudige elektronische link.

‍

Fysieke dossiers worden door Archive-IT tien jaar na sluiting van de dossiers onder toezicht vernietigd. Dat gebeurt jaarsgewijs, zodat voor de oudste dossiers zal gelden dat deze langer dan tien jaar zijn gesloten. Hetzelfde gebeurt met fysieke dossiers die inpandig worden bewaard.

Digitale gegevens zullen op gelijke voet worden gewist door deze hetzij dossiersgewijs uit Basenet te verwijderen, hetzij – in het geval om capaciteitsredenen digitale informatie op dvd’s of andere gegevensdragers zijn opgeslagen – ze daarvan te wissen, opnieuw: tien jaar na sluiting.

Papieren stukken die overtollig zijn (bijv. dubbel), concepten die niet relevant zijn of mislukte kopieën worden op het secretariaat verzameld in een afgesloten container die periodiek door afvalverzamelaar PreZero Nederland Holding B.V., statutair gevestigd te 6842 CV Arnhem aan de Mr E.N. van Kleffensstraat 10, wordt afgehaald waarna de inhoud wordt versnipperd.  

Iedere advocaat of andere medewerker van Ross Advocaten N.V. die weet heeft van een incident waarbij persoonsgegevens bekend zijn geworden of bekend hebben kunnen worden aan derden die onbevoegd waren daarvan kennis te nemen, is verplicht zo’n incident te melden aan het bestuur van de vennootschap. Dat bevestigt aan de melder datum, tijdstip en inhoud van de melding en wel binnen een beveiligde omgeving, normaliter binnen Basenet of anders middels een papieren brief. Het bestuur beoordeelt of het incident aanleiding geeft tot kennisgeving aan een of meer betrokkenen en/of de Autoriteit Persoonsgegevens. De melder ontvangt een elektronisch of papieren bericht over deze beoordeling.

Deze regels over bescherming persoonsgegevens worden in pdf-format op de website van Ross Advocaten N.V. afzonderlijk en met vermelding in het menu gepubliceerd, en kunnen van daar worden gedownload door iedere bezoeker.

De bovenstaande regels worden door Ross Advocaten N.V. integraal opgenomen in het Kantoorhandboek en jaarlijks met alle medewerkers doorgenomen om te controleren of een en ander nog voldoet aan de wettelijke voorschriften en om toepassing in de praktijk te bevorderen.

Deze regels inzake gegevensbescherming maken voorts integraal onderdeel uit van de algemene voorwaarden van Ross Advocaten N.V. waaronder opdrachten van cliënten worden aanvaard.

Noot *: een sursiet is iemand die in surcéance van betaling verkeert, failliet verklaart is of onder bewind is geplaatst ten behoeve van schuldsanering.

‍